E-Mails landen im Spam – das sind die häufigsten Ursachen

Dein Shop verschickt fleißig Bestellbestätigungen – aber die Kunden sehen sie nie, weil sie direkt im Spam-Ordner landen. Oder Deine Kontaktanfragen aus dem Website-Formular kommen bei Dir selbst nie an. Das ist nicht nur ärgerlich, sondern kann Dein Geschäft ernsthaft schädigen.

Die gute Nachricht: In den allermeisten Fällen hat das Problem eine technische Ursache – und die kann man beheben. Ich zeige Dir, was dahintersteckt und was Du tun kannst.

Warum landen Mails überhaupt im Spam?

E-Mail-Anbieter wie Gmail, GMX oder Outlook prüfen jede eingehende Mail anhand zahlreicher Kriterien, bevor sie entscheiden: Posteingang oder Spam? Zu den wichtigsten Faktoren gehören:

Fehlende oder falsche DNS-Einträge (SPF, DKIM, DMARC)
Die E-Mail kommt von einem Server, der nicht für den Versand dieser Domain autorisiert ist
Die IP-Adresse des Servers steht auf einer Blacklist
Verdächtiger Betreff oder zu viele Links im Inhalt

SPF: Wer darf in meinem Namen Mails versenden?

SPF steht für Sender Policy Framework. Mit einem SPF-Eintrag in Deinen DNS-Einstellungen legst Du fest, welche Server berechtigt sind, E-Mails mit Deiner Domain zu versenden.

Wenn Dein WordPress-Kontaktformular oder Dein Shopware-Shop E-Mails über den Server Deines Hosters verschickt, muss dieser Server im SPF-Eintrag stehen. Fehlt er dort, ist die Mail für den Empfänger verdächtig.

Prüfen kannst Du Deinen SPF-Eintrag kostenlos auf mxtoolbox.com/spf.aspx – einfach Deine Domain eingeben.

Nutzt Du externe Dienste wie Mailchimp oder Brevo für Newsletter? Dann müssen auch deren Server im SPF-Eintrag stehen.

DKIM: Die digitale Unterschrift unter Deinen Mails

DKIM (DomainKeys Identified Mail) ist eine Art digitale Signatur. Dein Mailserver signiert jede ausgehende E-Mail, und der Empfänger-Server kann prüfen, ob die Mail wirklich von Dir stammt und nicht verändert wurde.

Ohne DKIM haben E-Mail-Anbieter keinen Nachweis, dass die Mail wirklich von Dir kommt. Viele landen dann vorsorglich im Spam. Die Einrichtung läuft über Deinen Hosting-Anbieter – schau ins Kundenkonto unter E-Mail oder DNS-Einstellungen.

DMARC: Die Klammer um alles

DMARC (Domain-based Message Authentication) ist die dritte Sicherheitsschicht. Hier legst Du fest, was passieren soll, wenn eine E-Mail von Deiner Domain den SPF- oder DKIM-Check nicht besteht.

Ein einfacher Start-Eintrag sieht so aus: v=DMARC1; p=none; rua=mailto:deine@email.de

Mit p=none passiert bei Fehlern erst einmal nichts – Du bekommst aber Berichte, wer in Deinem Namen Mails versendet. Das hilft, Missbrauch zu erkennen. Später kannst Du p=quarantine oder p=reject setzen, um unberechtigte Mails direkt zu blockieren.

Steht Dein Server auf einer Blacklist?

Bei Shared-Hosting-Paketen teilst Du Deinen Server mit vielen anderen Websites. Wenn eine davon Spam versendet, kann die gesamte IP-Adresse auf einer Blacklist landen – und Deine Mails sind dann auch betroffen.

Prüfe das kostenlos auf mxtoolbox.com/blacklists.aspx. Steht die IP auf einer Liste: Hosting-Anbieter kontaktieren und nach einer dedizierten IP-Adresse oder einem Wechsel fragen.

Profi-Tipp: Transaktionsmails über einen externen Dienst versenden

Für Shops und Websites, bei denen E-Mails geschäftskritisch sind, empfehle ich den Versand über einen spezialisierten Transaktionsdienst. Diese haben eine deutlich bessere Zustellbarkeit:

Postmark – sehr zuverlässig, günstig für kleine Volumina
Mailgun – flexibel und entwicklerfreundlich
Amazon SES – sehr günstig, aber etwas komplexer in der Einrichtung

Für WordPress gibt es dafür das kostenlose Plugin FluentSMTP oder WP Mail SMTP. Für Shopware 6 kannst Du den SMTP-Server unter Admin → E-Mail-Templates konfigurieren.

E-Mails ins Spam-Problem lösen – aber Du weißt nicht wo anfangen? Ich helfe Dir, SPF, DKIM und DMARC korrekt einzurichten und Deine E-Mail-Zustellbarkeit dauerhaft zu verbessern.

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